février 28, 2018

Qu’est ce qu’un Event Manager et pourquoi faire appel à lui ?

Un Event manager est considéré comme un chef d’orchestre, c’est une sorte de wedding planner à la seule différence qu’il est au service des entreprises. (De l’accompagnement/conseil, à la conception et logistique de l’événement).

Il est censé faire gagner du temps et rendre réalisable un projet. Cependant, Il n’est pas faiseur de miracle, il doit être en mesure de trancher et être capable d’expliquer à son client ce qui est faisable ou pas, en matière de lieu, de budget et de temps.

Il se doit d’être organisé, patient, à l’écoute, réactif, fiable et cohérent…

I. Pourquoi ces qualités sont primordiales ?

Quand une entreprise décide d’organiser un événement c’est pour un objectif précis.

Comme par ex :

  • Obtenir de la visibilité et de la notoriété.
  • Gagner de nouveaux clients.
  • Fidéliser.
  • Créer un réseau.
  • Gagner en crédibilité.
  • Promouvoir un service ou un produit…

D’où le fait de bien comprendre la demande du client.

L’organisation d’un événement diffère en fonction du thème, un afterwork ne s’organisera pas comme un salon professionnel et inversement. Le travail et les enjeux sont différents mais ils restent tout aussi important l’un comme l’autre.

II. Action/Réaction

Un event manager doit pouvoir réagir et être force de proposition peu importe la situation dans laquelle il se trouve.

Comme mentionné précédemment celui-ci doit être réactif, les imprévus font partie intégrante de son métier.

Exemple qu’il peut rencontrer :

Un prestataire censé accueillir l’événement du client annule à la dernière minute. A ce moment précis les minutes sont comptées, pas de place pour la panique et/ou les lamentations.

Il faut pouvoir trouver une solution, rapidement et en adéquation avec les attentes du client, deux choix sont possibles :

  • Annuler

ou

  • Lui proposer une alternative autrement dit : rechercher un nouvel espace.

Si les contraintes client consistent à :

Annuler l’événement, prévoir une nouvelle date, contacter les clients, prévoir un remboursement dans le cas ou l’événement est payant…

Les difficultés rencontrées par l’event manager sont toutes autres :

  • Consulter son carnet d’adresse (si possible).
  • Trouver un nouvel espace qui correspond aux valeurs/budget du client.
  • Convaincre le nouveau prestataire de bien vouloir accueillir un événement le jour même.
  • Gérer l’équipe technique (si besoin).
  • Gérer la nouvelle logistique.
  • Gérer le temps.
  • Rassurer le client.

L’objectif étant de lui éviter de reporter la date avec tout ce que cela comporte comme désagréments.

III. Conclusion

  • Un event manager c’est la combinaison entre anticipation/action. Il doit être paré à toutes éventualités afin d’assurer le bon déroulement de l’événement.

    Il ne se contente pas d’organiser, il apporte un réel soutien en ce qui concerne d’accompagnement et d’encadrement, il propose une vision différente dans le but d’aider son client à se projeter et à faire les choix les plus judicieux pour son projet.

    Et enfin pour terminer sur une note d’humour voici une vidéo diffusée par l’école Event Thinking School plutôt bien réalisée, je vous laisse la découvrir.

  • Event Manager is a Job 😉

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