janvier 31, 2018

Quelques conseils pour organiser un événement !

Et si on commençait par les présentations ?

Nubian Events, Event & Social Media Manager freelance.

J’ai la chance de pouvoir accompagner mes clients pour l’organisation de leurs événements professionnels, mais aussi dans le cadre de leur stratégie social media.

J’ai constaté au fur et à mesure des projets menés (pour la partie événementielle), qu’il y avait certains points à corriger. Des points essentiels pour assurer la bonne organisation d’un event.

C’est la raison pour laquelle, il me semblait intéressant de partager avec vous quelques conseils avant de vous lancer.

 Première question à se poser :

Quel est votre budget ?

Très important car il déterminera la qualité et la faisabilité de votre événement.

En fonction de votre budget, il faut que vous puissiez adapter la cohérence de votre projet, en termes de taille, d’espace et de prestations.

Exemple : Si vous ne disposez que de 500€ pour un événement qui doit accueillir 100 à 150 personnes sachant que le tarif pour un espace ayant cette capacité est entre 2500€ HT et 5000€ HT voire plus ; vous réalisez que ça va être très compliqué voir irréalisable.

En conséquence, vos aspirations doivent être en adéquation avec votre portefeuille 😉

Attention, un petit budget (cf 500€), ne signifie pas que votre événement ne peut pas être réussi, il faut juste une formule adaptée avec un peu de temps devant soi et/ou avec une bonne organisation.

Ensuite deuxième question primordiale :

Quel type d’espace ?

C’est comme choisir un appartement, il faut que vos locataires d’un soir puissent se projeter, se sentir à l’aise.

Pensez émotion, surprise, bien être (oui oui, vous verrez c’est super important :-)). Demandez-vous ce qui pourrait leur plaire en termes d’ambiance. Mettez vous à leur place.

Pas besoin de chercher “The place to be”qui se révèle parfois classique et convenue. On peut dénicher des petites merveilles cachées, tendances parfaites pour un événement et qui font leur effet. Vous serez même surpris par les tarifs !

Autre question importante :

Êtes-vous dans le bon timing ?

Un bon timing est nécessaire pour gérer son lot d’imprévus et penser à une alternative si besoin.

A partir du moment où vous avez la date, il est temps de mettre en place un rétroplanning, cela vous aidera à lister toutes vos tâches jusqu’au Jour J.

Trello peut être un parfait outil pour vous organiser et vérifier ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Cette application est accessible et simple d’utilisation.

Timing rime avec ponctualité !

Exemple : Un événement qui commence à 15h ne signifie pas que vous devez arriver 2h avant. L’installation du matériel s’effectue idéalement la veille ou sinon très tôt le lendemain, jamais au moment où les clients arrivent.

Et enfin ultime question :

Avez-vous l’équipe qu’il faut ?

  • Organiser seul un événement quand ce n’est pas son métier peut s’avérer compliqué, fastidieux, stressant…

    Souvent on ne sait pas par où commencer, si l’on va dans la bonne direction ou si on a pris la bonne décision.

    Le mieux à faire est de se constituer une équipe, une bonne équipe où chacun à une tâche bien définie. Peu importe la taille de l’événement, prenez l’habitude d’en avoir une.

    Rétroplanning fait, organisez vous des minis réunions ou plus simple comme dit plus haut installez Trello. Cela vous permettra de gérer vos relances, de savoir où il y a du retard en équipe et trouver une solution si besoin.

    Voilà mon petit topo est terminé, ces notions vous paraissent simples mais pourtant essentielles et souvent négligées.

    Rassurez vous je rentrerai plus dans le détail dans mes prochains articles

    d’ici là bon event !!

Evenements
Share: / / /
Catégories