• 28/02/18 Evenements

    Qu’est ce qu’un Event Manager et pourquoi faire appel à lui ?

    Un Event manager est considéré comme un chef d’orchestre, c’est une sorte de wedding planner à la seule différence qu’il est au service des entreprises. (De l’accompagnement/conseil, à la conception et logistique de l’événement).

    Il est censé faire gagner du temps et rendre réalisable un projet. Cependant, Il n’est pas faiseur de miracle, il doit être en mesure de trancher et être capable d’expliquer à son client ce qui est faisable ou pas, en matière de lieu, de budget et de temps.

    Il se doit d’être organisé, patient, à l’écoute, réactif, fiable et cohérent…

    I. Pourquoi ces qualités sont primordiales ?

    Quand une entreprise décide d’organiser un événement c’est pour un objectif précis.

    Comme par ex :

    • Obtenir de la visibilité et de la notoriété.
    • Gagner de nouveaux clients.
    • Fidéliser.
    • Créer un réseau.
    • Gagner en crédibilité.
    • Promouvoir un service ou un produit…

    D’où le fait de bien comprendre la demande du client.

    L’organisation d’un événement diffère en fonction du thème, un afterwork ne s’organisera pas comme un salon professionnel et inversement. Le travail et les enjeux sont différents mais ils restent tout aussi important l’un comme l’autre.

    II. Action/Réaction

    Un event manager doit pouvoir réagir et être force de proposition peu importe la situation dans laquelle il se trouve.

    Comme mentionné précédemment celui-ci doit être réactif, les imprévus font partie intégrante de son métier.

    Exemple qu’il peut rencontrer :

    Un prestataire censé accueillir l’événement du client annule à la dernière minute. A ce moment précis les minutes sont comptées, pas de place pour la panique et/ou les lamentations.

    Il faut pouvoir trouver une solution, rapidement et en adéquation avec les attentes du client, deux choix sont possibles :

    • Annuler

    ou

    • Lui proposer une alternative autrement dit : rechercher un nouvel espace.

    Si les contraintes client consistent à :

    Annuler l’événement, prévoir une nouvelle date, contacter les clients, prévoir un remboursement dans le cas ou l’événement est payant…

    Les difficultés rencontrées par l’event manager sont toutes autres :

    • Consulter son carnet d’adresse (si possible).
    • Trouver un nouvel espace qui correspond aux valeurs/budget du client.
    • Convaincre le nouveau prestataire de bien vouloir accueillir un événement le jour même.
    • Gérer l’équipe technique (si besoin).
    • Gérer la nouvelle logistique.
    • Gérer le temps.
    • Rassurer le client.

    L’objectif étant de lui éviter de reporter la date avec tout ce que cela comporte comme désagréments.

    III. Conclusion

    • Un event manager c’est la combinaison entre anticipation/action. Il doit être paré à toutes éventualités afin d’assurer le bon déroulement de l’événement.

      Il ne se contente pas d’organiser, il apporte un réel soutien en ce qui concerne d’accompagnement et d’encadrement, il propose une vision différente dans le but d’aider son client à se projeter et à faire les choix les plus judicieux pour son projet.

      Et enfin pour terminer sur une note d’humour voici une vidéo diffusée par l’école Event Thinking School plutôt bien réalisée, je vous laisse la découvrir.

    • Event Manager is a Job 😉

    No Responses
  • 31/01/18 Evenements

    Quelques conseils pour organiser un événement !

    Et si on commençait par les présentations ?

    Nubian Events, Event & Social Media Manager freelance.

    J’ai la chance de pouvoir accompagner mes clients pour l’organisation de leurs événements professionnels, mais aussi dans le cadre de leur stratégie social media.

    J’ai constaté au fur et à mesure des projets menés (pour la partie événementielle), qu’il y avait certains points à corriger. Des points essentiels pour assurer la bonne organisation d’un event.

    C’est la raison pour laquelle, il me semblait intéressant de partager avec vous quelques conseils avant de vous lancer.

     Première question à se poser :

    Quel est votre budget ?

    Très important car il déterminera la qualité et la faisabilité de votre événement.

    En fonction de votre budget, il faut que vous puissiez adapter la cohérence de votre projet, en termes de taille, d’espace et de prestations.

    Exemple : Si vous ne disposez que de 500€ pour un événement qui doit accueillir 100 à 150 personnes sachant que le tarif pour un espace ayant cette capacité est entre 2500€ HT et 5000€ HT voire plus ; vous réalisez que ça va être très compliqué voir irréalisable.

    En conséquence, vos aspirations doivent être en adéquation avec votre portefeuille 😉

    Attention, un petit budget (cf 500€), ne signifie pas que votre événement ne peut pas être réussi, il faut juste une formule adaptée avec un peu de temps devant soi et/ou avec une bonne organisation.

    Ensuite deuxième question primordiale :

    Quel type d’espace ?

    C’est comme choisir un appartement, il faut que vos locataires d’un soir puissent se projeter, se sentir à l’aise.

    Pensez émotion, surprise, bien être (oui oui, vous verrez c’est super important :-)). Demandez-vous ce qui pourrait leur plaire en termes d’ambiance. Mettez vous à leur place.

    Pas besoin de chercher “The place to be”qui se révèle parfois classique et convenue. On peut dénicher des petites merveilles cachées, tendances parfaites pour un événement et qui font leur effet. Vous serez même surpris par les tarifs !

    Autre question importante :

    Êtes-vous dans le bon timing ?

    Un bon timing est nécessaire pour gérer son lot d’imprévus et penser à une alternative si besoin.

    A partir du moment où vous avez la date, il est temps de mettre en place un rétroplanning, cela vous aidera à lister toutes vos tâches jusqu’au Jour J.

    Trello peut être un parfait outil pour vous organiser et vérifier ce qui a été fait et ce qui reste à faire. Cette application est accessible et simple d’utilisation.

    Timing rime avec ponctualité !

    Exemple : Un événement qui commence à 15h ne signifie pas que vous devez arriver 2h avant. L’installation du matériel s’effectue idéalement la veille ou sinon très tôt le lendemain, jamais au moment où les clients arrivent.

    Et enfin ultime question :

    Avez-vous l’équipe qu’il faut ?

    • Organiser seul un événement quand ce n’est pas son métier peut s’avérer compliqué, fastidieux, stressant…

      Souvent on ne sait pas par où commencer, si l’on va dans la bonne direction ou si on a pris la bonne décision.

      Le mieux à faire est de se constituer une équipe, une bonne équipe où chacun à une tâche bien définie. Peu importe la taille de l’événement, prenez l’habitude d’en avoir une.

      Rétroplanning fait, organisez vous des minis réunions ou plus simple comme dit plus haut installez Trello. Cela vous permettra de gérer vos relances, de savoir où il y a du retard en équipe et trouver une solution si besoin.

      Voilà mon petit topo est terminé, ces notions vous paraissent simples mais pourtant essentielles et souvent négligées.

      Rassurez vous je rentrerai plus dans le détail dans mes prochains articles

      d’ici là bon event !!

    No Responses